For Who? – Frequently Asked Questions

What kind of invoices can Smart issue?

Smart cooperative can issue invoices for all non-registered services (for example: business consulting, IT support, software development, education, translation, city tours, content management, public relations, creative services…). If you are not sure whether your activity can be handled by Smart, you can always contact us. The sale of products through Smart is currently not possible.

I don’t have a VAT number because I am a small business operating beneath the VAT-free limit. What would change if I use Smart?

Because Smart is registered for value-added tax (VAT, or Umsatzsteuer), invoices issued by Smart to your clients will include VAT. There are some exceptions to this, like issuing invoices to business clients abroad. For teaching activities that are VAT-exempt and fulfill specific criteria, Smart is able to issue VAT-free invoices.

I’m a trainer, teacher or coach. Can I use Smart to send VAT-free invoices?

Yes, when specific criteria are met (we can provide you with all the details). Depending on your individual situation, your activities will be processed by the Smart Bildungswerk to handle classes, workshops and seminars.

I don’t have a German tax number. Can I work through Smart?

Yes. Smart cooperative can issue contracts and invoices to your clients on your behalf. To receive your income, you must become a member of Smart. We will provide you with an employment contract, based on the amount you earn.

I don’t have any clients or contracts. Can I join Smart?

Yes, you can become a member of the Smart cooperative at any time. However, an employment contract can only begin once your client has signed an order form with the cooperative for your services, so that Smart can issue invoices.

Do I have to use Smart for all my payments?

No. You can decide which contracts and invoices to process through Smart, and which to handle yourself. Please note that if you have a contract with Smart, and also send invoices under your own tax number, you will only be covered for health insurance through Smart if the majority of your income comes from your Smart contract. Also, be aware that your taxable income will be calculated from all your income sources – Smart and private. You must pay income tax if your combined income is above the tax-free threshold (2022: €10,347). If you issue invoices using your own tax number and are employed by Smart, you must file an income tax return.

Do I need a registered address in Germany?

Yes. You need a registered residential address in Germany to become a member of Smart. Registration (or Anmeldung) is handled through your local citizens’ office (or Bürgeramt). If you live in another country, you can become a member of your national Smart cooperative. Smart has branches in Austria, Belgium, France, Germany, Italy, the Netherlands, Spain and Sweden.

I’m not a European Union citizen. Can I join Smart?

Yes, membership is open to all. To receive an employment contract through Smart, you will need a valid residence permit that allows you to work for any employer in Germany. The residence permit must specifically state “employment permitted” (in German, “Beschäftigung gestattet” or “Erwerbstätigkeit gestattet”). It is not possible to obtain a working residence permit (Aufenthaltserlaubnis für eine Beschäftigung (§ 18 AufenthG)) using an employment contract from Smart.

I don’t have any clients in Germany. Is membership possible?

Yes. Smart Germany can issue contracts and invoices to your clients in other countries. However, we will need to check if this results in additional social insurance obligations.

I am insured through the Künstlersozialkasse (KSK). Can I still use Smart?

Yes. In order to reduce your social insurance costs and fully benefit from the Künstlersozialkasse (KSK), there are different income levels that must be observed. The KSK provides information on the various options (in German).

I’m receiving unemployment benefits. Can I use Smart?

Yes. You can still use Smart while registered to receive unemployment benefits such as ALG I and ALG II (often called Hartz IV). However, you must pay attention to the limits on additional income. If you regularly work more than 15 hours per week, your unemployment benefits may be reduced. Contact the Bundesagentur für Arbeit for more information.

I’m a student. Can I use Smart?

Yes. Enrolled students are only allowed to work a maximum of 20 hours per week, and must pay attention to other restrictions to ensure they remain eligible for student health insurance.

I’m retired. Can I use Smart?

Yes. The amount you are allowed to earn on top of your retirement income varies according to different factors. Contact the Deutsche Rentenversicherung for more information.

I’d like to use Smart with a collective/group. Must all group participants be members of Smart?

No. At least one participant in the group must be a member of the Smart cooperative, and will be the contact person for the contract.

Detailed Requirements and Prices

What are the requirements for a member to obtain a Smart employment contract with access to public health insurance?

• Registered residence in Germany
• Non-EU nationals must have a valid residence permit (Aufenthaltserlaubnis) that allows employment by any employer (“Beschäftigung gestattet” or “Erwerbstätigkeit gestattet”)
• A standard minimum Smart employment contract period is four months for those who didn’t have public health insurance in Germany before
• Contracts with clients that can be invoiced by Smart
• The orders must be carried out personally.
• To obtain health insurance through an employment contract with Smart, the Smart employment contract must represent the majority of the member’s income. At least €695 average net monthly income from clients is required
• Your client mustn’t have the authority to issue instructions (Weisungsbefugnis) regarding the times, duration, place and nature of the activity, and your activity mustn’t be integrated into your client’s business
• The member is obligated vis-à-vis the cooperative to secure orders and to carry them out correctly.

What are the costs?

To join Smart you must sign a membership agreement and buy at least one cooperative share for €50. This makes you officially a member-owner of the cooperative.

For every payment collected by Smart from your clients, the cooperative charges 9% of the net amount. As a member of Smart, you are part of a community that shares the costs of administration. The Smart fee is therefore not a service fee that is tax deductible, but a contribution to the functioning of the cooperative. The fee flows back to the members through the services provided by the cooperative, such as the upfront payment guarantee, and allows Smart to develop even better services.

The remaining amount is deposited in your Smart account, and is paid out to you via an employment contract.

There are no charges on income you receive outside the cooperative.

For Smart employment contracts, all social security payments and income tax will be deducted from your Smart account. This includes both employee and employer contributions.

The total additional charges are:

• Social security: public health insurance (14.6%, plus any additional fees), nursing care insurance (3.05-3.3%), retirement contributions (18.6%), unemployment insurance (2.4%) and possible variable employer costs.
• Income tax: progressive rates based on income level

Services & Costs – Frequently Asked Questions

How does it work for my clients?

In the first step, we suggest you send an e-mail to your clients informing them that Smart is working on your behalf. Before Smart can invoice your client, you have to prepare an order form that includes details on your contract, signed by you and your client. Smart sends the invoice to your client, and your client pays the invoice amount to Smart’s bank account. Please note that Smart must include value-added tax (VAT) on most invoices.

I have clients in other countries. How does that work?

Smart can send invoices worldwide and has an international value-added tax (VAT) number. For business clients in countries that have a reverse-charge agreement with Germany, it may be possible to exclude VAT.

Does Smart offer health insurance?

No, Smart is not a health insurance provider. But you automatically obtain public health insurance from any public health insurance provider through a Smart employment contract. You can choose your preferred insurer.

Can Smart complete my tax return?

No, Smart does not offer accounting or tax advice. For members on employment contracts, Smart automatically deducts income tax and pays it to the Finanzamt. If all of your income is processed by Smart, it may not be necessary to submit a tax return.

What is the agreement between Smart and my clients?

Before Smart can send an invoice, you have to prepare an “order form”, signed by you and your client. It includes the client details, project name and activity period, and confirmation that Smart will handle the payments. After validating the order form, Smart creates an invoice containing the information in the order form and sends the invoice to your client.

Can Smart help me find clients?

No. However within the Smart members community, through events and our Facebook group, it’s possible to network with other members and exchange opportunities.

What does the non-profit association SMartDe – Netzwerk für Kreative e. V. offer?

The association runs the touring artists help desk service, which advises artists and creatives working on cross-border projects. A free consultation appointment can be requested at beratung (at) touring-artists.info. This is available for both members and non-members. The touring artists help desk service is a collaboration project with the International Association of Art (IGBK), and the International Theatre Institute (ITI), the German Dance Association (Dachverband Tanz) and is funded by the German Federal Commissioner for Culture and the Media.

Does Smart offer funding?

No, Smart does not offer funding.

Can Smart process payments for publicly funded projects?

Some publicly funded projects can be handled by Smart, depending on their funding conditions. It is important to first talk with Smart about handling publicly funded projects before submitting any application.

What does it mean to be a cooperative member?

You are a part of a shared enterprise. As an employed member you have duties towards the cooperative: acquisition of orders and the proper execution of orders. Being a member of the cooperative (employed or not employed) means having the right to vote at Smart’s General Assembly, which is held at least once a year. Each member receives one vote, no matter how many shares they hold. Votes are taken on decisions such as the distribution of profits and losses, approval of the board of directors and supervisory board, and the election of supervisory board members. The cooperative statutes (in German) can be found here.

Can I buy more than one cooperative share?

Yes, it’s possible to buy more than one €50 cooperative share to support the cooperative financially. By buying several shares you can support the development of the cooperative. However, holding more shares does not give any individual member more than one vote at the General Assembly. The cooperative statutes state that every member has one vote, no matter how many shares they hold.

Can I leave the cooperative?

Yes. The cooperative can buy back shares. The share value will be determined at the end of the financial year. The process of share repurchasing can take at least two years.

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Magdalena Ziomek-Frackowiak

Aufsichtsrat:
Sandrino Graceffa, Christian Rost, Dr. Dominika Wruk

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